Face aux enjeux du développement durable et de la pollution environnementale, les entreprises doivent opter pour le zéro papier. Et cela, en transférant leurs diverses informations sur un support numérique. Cette dématérialisation leur permettra de gagner en temps, en productivité, de réduire les coûts et de préserver la planète. Si vous en doutez, découvrez dans cet article les différentes raisons qui doivent vous motiver à opter pour le zéro papier dans votre entreprise.
Que retenir sur la dématérialisation ?
Tout d’abord, la dématérialisation responsable consiste à transférer les données de votre entreprise d’un support matériel, souvent sur du papier, à un support numérique via un mécanisme d’information. Il ne s’agit pas d’une simple numérisation ou d’un scannage de documents.
La dématérialisation s’intéresse à une démarche complète tout en réduisant au maximum la production de déchets dans le but de protéger la planète.
Comme vous le savez, une facture PDF est produite automatiquement par un ERP (pour Entreprise Resources Planning). Un bulletin de paie est quant à lui généré par un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines). Et, un contrat client par un applicatif métier, pour ne citer que ceux-là.
Pour ce faire, vous avez donc la possibilité de dématérialiser des documents et les échanges de votre entreprise. De même, vous pouvez dématérialiser un ensemble de processus de facturation, de devis, de paie, de relevés bancaires, etc.
Par ailleurs, pour plus d’authentification et de sécurisation, vous pouvez donner une valeur juridique aux documents numériques ou les signer.
Est-ce que les documents électroniques ont de la valeur ?
Il faut préciser que conformément à la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques profitent désormais d’une valeur identique probante aux écrits manuscrits. Mais, ils doivent respecter les conditions énoncées par l’article 1316-1 du Code civil.
Que dit cet article ?
« L’écrit sous forme électronique est accepté comme preuve, au même titre qu’un écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il provient et soit établi et sauvegarder dans des conditions de nature à en assurer l’intégrité ».
Les raisons de dématérialiser son entreprise
Diverses raisons doivent vous amener à dématérialiser votre entreprise. Vous devez le faire pour devenir une entreprise plus propre, moins polluante et surtout pour réduire votre empreinte écologique. Cela vous permettra d’avoir le statut d’une entreprise socialement responsable.
N’hésitez donc pas à suivre l’actualité du Green IT pour rester informer sur les nouvelles tendances de la dématérialisation pour être une entreprise entièrement écoresponsable.
En outre, il faut noter que la dématérialisation est aussi appelée « informatisation » ou numérisation. Et, elle entre dans la mutation numérique des sociétés et des prestations administratives de tous les domaines d’activités.
Auparavant, la dématérialisation était réservée aux grandes entreprises du tertiaire. Mais aujourd’hui, elle est entrée dans les mœurs. Ainsi, elle est accessible et adaptée toutes les catégories d’entreprise, quelle que soit leur taille.
L’industrie s’intéresse davantage à la dématérialisation et les sujets qui tournent autour du zéro papier dans l’usine ne cessent de se multiplier. Cela en raison des divers avantages de la dématérialisation responsable.
Les avantages de passer au zéro papier
Passer au zéro papier, c’est profiter de plusieurs avantages incontournables à l’évolution de votre entreprise. La dématérialisation est actuellement un levier de développement indispensable.
Gagner en productivité
En passant au zéro papier, vous limitez la durée des échanges d’informations par la réduction des déplacements vers l’imprimante. Vous finissez avec la rupture du papier ou de l’encre, le SAV, le bourrage papier.
Cela étant, votre présence pour consulter ou modifier un document n’est plus nécessaire. De même, vous favorisez la communication collaborative. Mieux encore, vous pouvez facilement accéder à l’information souhaitée en quelques clics.
Réduire les coûts
La dématérialisation vous permet de réduire considérablement les coûts relatifs à l’achat de papier, d’encre, d’imprimante, voire de location d’imprimante. De même, l’acheminement des documents sous forme numérique via e-mail ou une messagerie instantanée réduira les frais liés au transfert et l’acheminement des documents papier.
Protéger la planète
Passer au zéro papier en entreprise permettra de préserver des forêts et surtout la couche d’ozone. Comme vous le savez, la réglementation deviendra de plus en plus rigoureuse à ce sujet.
Comme autres atouts de la dématérialisation, on retrouve :
- Pouvoir modifier à distance les documents ;
- Favoriser un accès rapide aux données ;
- Libérer les espaces de travail ;
- Valoriser l’image de l’entreprise auprès de la clientèle grâce à la démarche écoresponsable ;
- Etc.
