Choisir son logiciel de paie en ligne

La gestion des salaires est une problématique essentielle pour les entreprises. Et lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de paie en ligne, il y a beaucoup de facteurs à prendre en compte. Il peut être difficile de décider quel programme est le mieux adapté à votre entreprise, surtout si vous ne connaissez pas toutes les options disponibles. Dans cet article, nous allons présenter certains des facteurs clés à garder à l’esprit lors de votre prise de décision, et nous fournirons quelques recommandations de programmes qui, selon nous, valent la peine d’être considérés. Que vous soyez en train de démarrer et que vous recherchiez une solution abordable, ou que vous soyez à la recherche de fonctionnalités plus avancées, lisez ce qui suit pour obtenir des conseils sur la façon de choisir le bon logiciel de paie en ligne pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Comme le terme le laisse entendre, un logiciel de paie, ou solution de traitement de la paie, est un logiciel destiné à automatiser tout ou partie des processus de gestion des salaires habituellement réalisée par les services RH et/ou comptables en prenant en compte à la fois les aspects juridiques, comptables et RH du processus.
La gestion des salaires étant une opération complexe et récurrente, le recours à un logiciel de gestion de paie a pour but de simplifier et d’accélérer les démarches administratives de gagner du temps, mais également de réduire au maximum les erreurs liées au processus.
Si l’offre des éditeurs de solutions digitales dédiées au traitement des salaires était originalement principalement orientée vers des logiciels « installés », l’essor d’Internet et plus récemment du Cloud a considérablement transformé le marché. Ainsi, les principales solutions aujourd’hui proposées sont accessibles, avec un certain nombre davantages que nous développerons à la suite

Pourquoi opter pour la gestion de paie en ligne ?

Commençons avant tout par une série d’avantages inhérents au logiciel de gestion, qu’ils soient ou non en ligne :

Gérer l’ensemble des tâches liées à la paie

Saisie des salaires, gestion des arrêts de travail, déclarations sociales… La gestion de paie comprend diverses tâches administratives. Le recours à logiciel dédié permet de centraliser la réalisation de ces fonctions au sein d’un seul et même outil afin d’en faciliter le processus.

Une réduction du risque d’erreur

De par la diversité des actions à réaliser, par la précision attendue, et la dimension juridique et comptable qui leur est lié, la gestion de paie ne laisse aucunement place au doute et à l’erreur. Les logiciels de gestion de paie répondant aux règles en vigueur en la matière, ils limitent considérablement les risques d’erreurs sur ces sujets. Vous préservez ainsi votre entreprise des sanctions et pénalités en cas d’irrégularité constatée.

Une fois cela présenté, notons que le recours à une solution en ligne a des avantages certains en comparaison avec les solutions classiques :

Un logiciel de paie accessible partout et à tout moment

Alors que les logiciels classiques sont installés directement sur les machines ou le serveur interne de l’entreprise, et donc accessible uniquement au sein du réseau interne et sur les ordinateurs où leur usage est autorisé, les solutions en ligne sont quant à elle disponibles sur le Cloud, via une connexion internet sécurisée. Vos équipes administratives, RH et comptables peuvent ainsi y accéder où et quand elles le souhaitent, selon les règles et droits déterminés par votre entreprise. Un réel atout à l’ère du télétravail et de la mobilité professionnelle.

Une solution évolutive sans avoir à faire de mise à jour sur votre ordinateur

Une fois encore, parce que la solution en ligne n’est pas installée sur votre ordinateur, vous n’avez pas à réaliser vous-mêmes la mise à jour de votre logiciel de paie ou à demander l’intervention d’un technicien. En effet, l’éditeur fait directement ses mises à jour sur la solution et ses serveurs. Cette opération est quasi invisible pour vous, tout au plus votre accès peut-être être limité durant cette phrase. Vous bénéficiez ainsi des nouvelles fonctionnalités et nouveaux points de sécurité le plus simplement du monde.

Une protection maximale de vos données

Si les éditeurs de logiciel de paie en ligne sont à la fois des experts de l’informatique et de la comptabilité, ils doivent également impérativement optimiser leur processus de sécurisation des données financières, des données administratives et des données personnelles de vos salariés. Et parce qu’il en va de la qualité de leur offre et de leur réputation, ils n’ont d’autres choix que d’opter pour des technologies de sécurité de pointe. Par leur biais, vous bénéficiez ainsi d’une sécurisation des données de l’entreprise liées à la paie et aux déclarations sociales.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de paie ?

Si les outils et les règles en matière de gestion de paie peuvent évoluer, les besoins des services comptables et des ressources humaines restent globalement les mêmes. Ainsi, la grande majorité des éditeurs de logiciels de gestion paie en paie proposent évidemment les fonctionnalités essentielles :

  • Édition automatique des bulletins de paie sur la base des données renseignées dans l’outil et selon les règles salariales et la convention collective de l’entreprise. Il est même possible de programmer l’envoi des fiches de paie aux collaborateurs ;
  • Gestion des congés des salariés et des heures supplémentaires ;
  • Gestion du temps de travail, incluant les questions ;
  • Mise à jour automatique des réglementations de droit social, juridiques et comptables afin de garantir la conformité des documents produits ;
  • Déclaration de charges sociales et patronales ;
  • Télépaiement des déclarations URSSAF et retraite.

Quels sont les meilleurs logiciels de paie en ligne ?

Si l’offre en matière de logiciel de paie en ligne est désormais assez large, comprenant même des outils dédiés à des secteurs professionnels spécifiques, ce sont principalement les grands éditeurs, leader du marché qui ressortent parmi les solutions expertes. On retrouve ainsi : PayFit, SageOne, ADP, EBP Presta Paye, Ciel Paye ou encore ListoPaye.

Au-delà de leur renommée, ces acteurs experts ont bien évidemment l’avantage de proposer des produits à la fois complet, ergonomique et assez simple d’utilisation. Mais ils se démarquent aussi par la qualité de l’accompagnement, que ce soit pour l’implémentation des outils, la formation des utilisateurs au sein de votre entreprise, le support technique et le conseil en cas de besoin de vos équipes.

En matière de logiciel de paie, il existe de nombreuses solutions différentes sur le marché et accessibles aux entreprise. Il peut être difficile de déterminer celle qui convient à votre entreprise. La meilleure façon de prendre une décision est de considérer les caractéristiques essentielles pour votre entreprise, puis de trouver un logiciel qui offre ces caractéristiques. Il existe de nombreuses options intéressantes, alors prenez le temps de faire des recherches et de trouver la solution parfaite pour vos besoins.

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