Salle de réunion : quelles sont les règles d’accueil des événements en période Covid 19 

Le mode de propagation de la pandémie de la COVID 19 a contraint les dirigeants à divers niveaux à imposer le respect de certaines mesures de protection dans l’organisation de la vie quotidienne. Au nombre des activités du quotidien auxquelles s’appliquent ces règles figure l’organisation de la vie professionnelle. Découvrez dans cet article toutes les informations dont vous avez besoin pour accueillir les participants à vos événements dans le respect des gestes barrières et pour la gestion des espaces en communs au travail.

Le lavage des mains

Débuter par le lavage des mains ! Dès l’arrivée de chaque participant à votre réunion ou de chaque membre de votre personnel, veiller à ce qu’ils mettent leurs mains au propre. Pour cela, mettez un ou plusieurs dispositifs de lavage de mains à l’entrée de la salle de réunion ou à l’entrée de vos locaux.

Le port obligatoire de masque

Règle de base, le port obligatoire du masque est bien la première des mesures de sécurité imposée par le coronavirus. Les réunions en présentiel n’y font pas exception, il est donc capital de veiller au port permanent du masque par les participants à votre réunion. Déjà à l’entrée de la salle de réunion, assurez-vous que chaque participant ait son masque sur le nez avant de le laisser entrer ou carrément offrez de nouveaux masques à chaque participant à l’arrivée et veillez à ce qu’il le mette. Aussi, il est utile de créer, au cours de l’activité, un environnement de discipline mutuelle dans lequel les uns veillent au respect des gestes barrières des autres et vice versa. De cette façon, vous pouvez être sûr que tous les participants garderont leurs masques durant l’activité. 

La distanciation sociale en salle de réunion

L’une des mesures sur lesquelles insistent fortement toutes les campagnes de lutte contre la propagation du coronavirus, c’est bien la distanciation sociale. En effet, il est très important pour la réussite de vos évènements présentiels en période de coronavirus que vous teniez compte de cette mesure. En fonction de la disposition de votre salle de réunion, vous devrez réfléchir à réduire le nombre de sièges de sorte à respecter une distance minimale de 1 m entre chaque participant. Mais si les sièges sont condamnés et que vous ne pouvez pas les déplacer à votre guise, vous devrez alors penser à supprimer l’usage de certaines places en apposant par exemple des indications écrites. En fonction de l’espace dont vous disposez dans vos locaux, vous devrez, pour des raisons de sécurité, limiter le nombre de participants par séance et veuillez à limiter les contacts entre participants.

Par ailleurs, la location de Salle de réunion peut également se révéler être une alternative non moins négligeable quand vous recherchez un espace confortable pouvant accueillir tout votre effectif pour un évènement unique. Confier les tâches clés telles que la gestion des listes de la présence, l’ouverture et la fermeture des locaux, la manipulation du vidéo projecteur, la réalisation du rapport, etc. à des personnes uniques par tache pourra également contribuer à limiter les contacts.

Veillez à la désinfection contre le Covid-19

Pour toutes organisations, les gels de désinfection hydroalcoolique sont devenus des alliers de taille pour protéger chaque participant. Il est donc important de les mettre à la disposition des participants pour tous les évènements. Vous avez le choix, soit de l’offrir aux participants dans les kits à distribuer aux participants pour le compte de l’activité, soit de les poser sur les tables à plusieurs endroits dans la salle de réunion. Vous pouvez aussi positionner à l’accueil un agent chargé de donner du désinfectant à tous les participants.

Veillez également à la désinfection régulière des objets à usage commun tel que les micros baladeurs, etc. Vous pouvez aussi penser à relever la température des participants pour assurer une sécurité maximale.

Rappeler les mesures barrières aux participants

Il s’avère souvent utile de créer un environnement dans lequel les participants pourront garder à l’esprit les mesures barrières à respecter. Dans cette veine, il est souvent pratique de réaliser des bannières ou affiches de rappel des mesures barrières à afficher dans la salle de réunion. Cela permettra aux participants de garder à l’esprit les mesures de sécurité auxquelles ils sont contraints.

Dans les propos introductifs de la rencontre, vous pouvez aussi prendre le soin de préciser à tous les participants les règles de bases dans le respect desquelles se déroulera la séance.

Par ailleurs, si certains participants à votre activité devront effectuer de longues distances, assurez-vous de leur communiquer les Informations pour les déplacements en France liée aux restrictions du coronavirus.

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